19床クリニックのベッド管理を完全可視化。手書き管理から解放され、Notionで実現したベッドコントロールシステム
19床クリニックのベッド管理を完全可視化。手書き管理から解放され、Notionで実現したベッドコントロールシステム
19床を運営する地域密着型のクリニック。限られたベッド数で効率的に患者さんを受け入れるためには、ベッド管理と退院準備の効率化が欠かせません。
しかし、山口医院様では、19床全ての情報を手書きメモで管理し、長期入院患者の可視化が難しく、退院準備の進捗を他スタッフと共有しづらいという課題を抱えていました。システム導入を検討したものの、一般的な病床管理システムは導入コストが高く、山口医院様には現実的な選択肢ではありません。
そこで私たちno Inc.が提案・開発したのが、Notionを活用したベッド管理システムです。Notionを活用して入院期間を色で可視化、退院準備タスクをテンプレート化することで、山口医院様の業務を大幅に効率化しました。
目次
1. 手書き管理の限界。全て手作業だったベッド管理の現場
山口医院様が私たちに相談された理由は、「長期入院患者のベッド管理をもっと効率化したい」という想いでした。
19床という限られたベッド数の中で、社会的理由（施設待ち、家の工事等）により退院できない患者さんも多く、「どの患者さんが何ヶ月入院しているか、すぐに把握できるようにしたい」というニーズがありました。
しかし、長期入院患者を把握する手段は手書きメモのみ。電子カルテシステムには入院期間を管理する機能が不足しており、病棟マップを印刷して手書きでメモを追記する運用が続いていました。入院待機患者の管理も手書きメモで行っており、空きベッドとのマッチングに時間を要していました。
2. TOPページで19床全体を一覧表示。ベッド管理の全体像を可視化
Notionを活用したベッド管理システムの中心となるのが、TOPページです。
パソコンを開けば、すぐに19床全体の使用状況が一画面で表示されます。どのベッドに誰が入院しているか、空きベッドがどこにあるか、入院待機患者は何人いるか——これらの情報がひと目で把握できるようになりました。
手書きメモで個別に管理していた情報が、一箇所に集約されたことで、スタッフ全員がいつでも最新の状況を確認可能に。患者情報の検索・確認時間を従来の1/3に短縮しました。
3. 色分け機能とボタン操作で、当初の課題を解決
TOPページには、当初の課題を解決するための具体的な工夫を盛り込みました。
▶️ 入院期間を自動で色分け
最大の特徴は、入院期間を自動で色分けする機能です。1ヶ月以上の入院で黄色表示、3ヶ月以上の入院で赤色表示と、入院期間に応じて自動的に色が変わります。これにより、「どの患者さんが何ヶ月入院しているか」がひと目で分かるようになりました。
退院予定日が決まっている患者はその日付も表示されるため、「次に何をすべきか」が明確になります。
初回相談でデモ画面をお見せしたとき、田口様から『色がついて分かりやすい』『長期入院患者が埋もれないようになる』『やるべきことが分かる』というコメントをいただきました。
▶️ ボタン一つで情報を自動更新
山口医院様のシステム管理担当者である吉田様は、Notion使用歴ゼロからのスタートでした。
しかし、導入から1ヶ月後には、患者登録から入退院操作まで、すべて自身でできるようになっていました。入院開始や退院完了といった日常業務は、ボタンをクリックするだけで情報が自動更新される仕組みを実装したことで、複雑な操作を覚える必要がなかったのです。
複数の画面を行き来する必要も、手書きでメモを追記する作業も不要。入院患者登録フォームでは、入院待機患者を簡単に登録でき、待機ベッドの割り当てもスムーズに行えます。
Notion未経験でも1ヶ月で自立できた——これが、シンプルな導線設計にこだわった成果です。
▶️ 操作マニュアルページで迷わず使える
入院患者登録、待機患者調整、入院対応、退院計画、退院対応——各操作のマニュアルを画面キャプチャ付きで用意しました。直感的に操作できる環境を整えたことで、手作業による入力時間を大幅削減し、スタッフがすぐに使いこなせるように。
デモ導入時、実務担当の吉田様に実際に操作していただきました。ボタンをクリックするだけで入退院情報が更新される仕組みを見て、『これならできそう』と実感していただけました。
4. 退院準備タスクをテンプレート化。情報共有で「1週間にやるべきこと」が明確に
ベッド管理に加えて、退院準備プロセスにも効率化の余地がありました。
以前は退院準備タスクを手書きメモで管理。ソーシャルワーカーの進捗を他スタッフがリアルタイムで確認することが難しく、週1回の会議での共有では、より頻繁に進捗を把握したいというニーズに応えられていませんでした。
Notionシステムでは、退院準備タスクをテンプレート化。家族への病状説明、施設探し、ケアマネージャーとの調整など、定型タスクをあらかじめ設定することで、毎回タスクを考える手間を削減しました。さらに患者ごとの進捗管理も実現し、ソーシャルワーカーの進捗を全スタッフがパソコンやスマホからいつでも確認できます。
5. 導入のしやすさと柔軟なカスタマイズ。一般的な病床管理システムからの大転換
山口医院様にとって、最大の課題はシステム選定でした。
一般的な病床管理システムは大規模施設向けに設計されていることが多く、19床規模のクリニックには導入が難しいのが現実です。一方、Notionシステムは短期間で導入が完了。小規模クリニックでも導入しやすい柔軟性を実現しました。
加えて、既成のパッケージシステムでは対応できない山口医院様独自の業務フローに完全対応。19床という規模に合わせたベッド管理画面、入院期間の自動色分け、退院準備タスクのテンプレート化など、現場のニーズに合わせて細かくカスタマイズしました。
特に、退院準備タスク管理は他社システムでは実現できなかった機能です。ソーシャルワーカーの進捗を全スタッフがリアルタイムで確認できる仕組みは、山口医院様の業務改善に大きく貢献しています。
初回相談からわずか数週間で本稼働を開始。デモ版をそのまま本番環境として使用できたため、導入期間を大幅に短縮できました。
🗨️ 山口医院 田口様・吉田様からのコメント
情報が一元化されて、入院期間ややるべきこと、退院までの準備が一目で見えるようになり、とても便利です。特に入院期間の長い患者さんがすぐに把握できるようになったのは大きな変化でした。 電子カルテとの連携はないため、パソコンを電子カルテの近くに置いて確認しながら使用していますが、紙で管理していた時も同じような運用だったので、違和感なく使えています。 今後、電子カルテと連携できるようになるとさらに便利になるともっと便利かなと思います。 ——田口様
退院日が決まれば入力するだけで、いつベッドが空くかがひと目で分かるので、次の患者さんの予定が立てやすくなりました。 特によく使っているのは「待機患者調整」の機能です。どのベッドにどの患者さんを入れるか、パズルのように考えられるのがいいですね。ベッドを空けずに効率よく回せています。 本当に楽になりました。 ——吉田様
🗨️ コンサルタント 中村からのコメント
初回ヒアリングで課題をお聞きしたとき、山口医院様が求めているシステムの具体的なイメージがすぐに湧きました。限られたベッド数での効率的な運用という明確な目的があったため、デモ構築もスムーズに進められました。 デモ版のNotionシステムをお見せしたときに、田口様が積極的に質問をしてくださったのが印象に残っています。「この機能は現場でこう使える」「ここはこうしたい」と、実際の運用を想像しながら具体的なフィードバックをいただけたことで、より現場に即したシステムに仕上げることができました。「問題なさそう」という反応をいただけたときは、本当に嬉しかったです。 実運用後も定期的にショートミーティングを重ねてきましたが、特に現場担当者の吉田様がミーティングのたびにNotionを使いこなせていく過程を見られたことが、とても喜ばしかったです。Notion未経験からスタートして、今では患者登録から入退院操作まで、すべて自立してできるようになりました。