10個以上のKintoneアプリをNotionで一元化 シフト・日報の入力で年間240時間削減、日々の業務データをリアルタイム可視化
10個以上のKintoneアプリをNotionで一元化 シフト・日報の入力で年間240時間削減、日々の業務データをリアルタイム可視化
ビデオテープや8mmフィルムなどのデジタル化サービス「ダビングコピー革命」を展開する株式会社グッドヒルシステムズ様。同社はKintoneで10個のアプリを運用し、日々の業務管理を行ってきました。しかし、「PDCAの質をさらに高めたい」「年間を通じたデータ検証を実現したい」という更なる業務改善への想いから、Notionへの移行を決断。代表の吉岡様は「既にある仕組みを、次のステージへアップグレードしたかった」と語ります。
Notion導入により、年間約240時間の工数削減とリアルタイムダッシュボードによる意思決定のスピードアップを実現した同社の取り組みを紹介します。
目次
入力業務を効率化し、月10時間の時間を本来業務に
「社員がめちゃくちゃ忙しい」
代表の吉岡様がそう語る背景には、お客様対応で忙しい社員に、さらに社内の入力業務が負担となっていた現実がありました。
「生産性のないクレーム管理の入力は、社員からしたら結構ストレスでめんどくさかった。本来はスタッフとの会話や倉庫管理に時間を使いたいんです」
1日100〜150通のお客様メールへの対応に追われながら、Kintoneの10個以上のアプリへ入力する作業も発生していました。さらに、他システムから目視で情報を転記するなどの手動入力も必要でした。
入力業務を効率化し、社員がお客様対応に集中できる環境を作りたい。そんな想いから、同社はNotionへの移行を決断しました。
Notionへの移行で、日報・シフト管理・メンバー・クレーム管理の各データベースを構築。各データベースの情報を相互に紐付け、TOPページから必要な情報をまとめて確認できるようにしました。
情報検索時間はシステム利用メンバー合計で月10時間削減され、社員が本来業務に集中できる時間が増加しました。
「よくある会議してるだけ」から「改善の実感」へ
月次会議でPDCAを回していたものの、吉岡様は効果の実感に課題を感じていました。
「月末会議でPDCAを回すのがうまく機能していない。『よくある会議してるだけ』みたいな感じ。本当にこれ時間有意義なのかな、本当に改善につながってるのか...」
会議で決まったアクション項目が放置されやすく、PDF形式の会議資料では年間を通した検証ができていませんでした。「その月の次の月はやるけど、1年通してどうなのかっていうのは全然検証がなくて」。この言葉には、PDCAの質を更に高められる可能性があるという期待が込められていました。
会議ページでタスクを一元管理できる設計を提案
no Inc.から提案したのは、会議ページに未完了タスクの表示を直接配置する設計です。会議で課題として挙がった内容を、その場ですぐにタスクを一覧化するデータベースへ反映できるフォーマットを構築しました。
会議ページに入力した課題・ネクストアクションが、TOPページやその他関連ページにも自動表示されるように。メンバーがよくアクセスするページに未完了タスクを集約し、年間データの蓄積でトレンド分析が可能になりました。
「入力は1回、表示は複数箇所」という仕組みで、アクション項目が常に目につく場所に表示され、年間を通じたPDCA検証が可能に。
「脱PDF」を宣言。インタラクティブな会議資料が意思決定を変えた
「PDFはクリックもできないし、PDCA回せない。会議資料はもっとインタラクティブな仕様にしたい」
これまでPDF作成を待たないと見られなかった月別実績を、月次会議資料をNotionで構築しました。
過去の各会議ページはもちろん、一目でわかる月次実績表示やグラフを配置。日報データが日次で更新されるたびに、会議を待たずとも月別実績を把握できるようになりました。
表示を切り替えるだけで、日別・週別・月別・四半期別・年別の分析が可能に。意思決定のスピードが大きく向上しました。
シフト入力作業を完全自動化し、年間120時間削減
シフト管理SaaS「Oplus」を使用していますが、Kintoneとは手動連携でした。メンバー数40名以上のシフト情報を毎日20分かけて手動入力し、Oplusを見ながらKintoneに転記する作業が発生していました。
Notion APIとGoogle Apps Scriptによる自動化をサポート
シフト管理SaaS「Oplus」とNotion APIを連携し、Google Apps Scriptで毎朝自動同期する仕組みを構築。シフト・日報・メンバーの各データベースを三位一体で管理し、スプレッドシートを中継してシフトを自動取得するようにしました。
この結果、シフト入力作業が完全自動化され、年間120時間のデータ更新工数を削減。メンバーごとの稼働実績も自動集計できるようになりました。
導入後もクライアントとの対話を重ね、さらなるブラッシュアップへ
当初の面談でお聞きした要望をもとにデモ版を構築し、Notion導入を実現しました。しかし、no Inc.の取り組みはそこで終わりませんでした。導入後も継続的にグッドヒルシステムズ様との対話を重ね、さらに使いやすいNotionを目指してブラッシュアップ。
「現場のメンバーが迷わず入力できる導線」を提案
no Inc.から提案したのは、入力と閲覧を明確に分ける設計です。TOPページに入力エリアと確認エリアを視覚的に分けて配置し、「ここから入力する」「ここで確認する」という導線を明確にしました。
入力はTOPページから一元化し、閲覧はダッシュボードページで行う設計に変更。どこからでもアクセスできてしまうからこそのデータ入力ミスがゼロになり、設計意図通りのデータ集計が実現しました。
🗨️ 代表 グッドヒルシステムズ 吉岡崇 様からのコメント
Kintoneアプリを利用していたときは、業務システムやシフト情報をにデータ移行していたため非効率でした。今回NotionとAPI連携で自動化したことで、大きく時間の効率化できました。 月次会議資料については、元々のKintoneのアウトプットがA4やPDFのような感覚で断的なデータ分析が難しく、PDCAの精度も低い状態でした。前回の課題を見直すには、前の会議資料を探す必要があったり。 Notionに移行したことで、横断的データ分析が可能になり、またグラフ化も優れているため数字のトレンド把握に最適です。問題点が解決するまでデータが残る設計になっているので、問題解決が明確になりました。 複雑な要件もほぼ実現でき、対応も非常に迅速でした。 この品質なら価格も十分リーズナブルだと思います。自信を持っておすすめできるサービスです！
🗨️ コンサルタント 中村からのコメント
初回面談時には実現したい要件が多岐にわたっていたため、まずは何から実現するのが現実的か、効率的か、早期にクライアント様が利用できる環境を提供できるかを最優先に考えて進めました。 デモ版では、日報や月報、クレーム対応など必須機能を手動更新を前提としながらも、より効率的な入力フローで構築。実際に導入が決定してから、細かい改善とAPI連携による自動化へ段階的に移行することで、初期段階から実際に使って試せる環境を実現しました。 吉岡様が既存システムとの差分をNotionにまとめてくださり、さらに自社システムのアクセス権も付与いただけたため、修正や報告がスムーズに進みスピード感のある対応を実現できました。